Für die Instandhaltung von Wohnungen ist eine Instandhaltungsrücklage des Eigentümers erforderlich. Diese Rücklage ist als kollektiver Spartopf der Wohnungseigentümergemeinschaft ( WEG ) für die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums zu verstehen. Die exakte Höhe, die von den einzelnen Eigentümern zu entrichten ist, wird auf der Eigentümerversammlung determiniert. 

Die Instandhaltungsrücklage ist mit einem Sparkonto der WEG gleichzusetzen. Auf diesem Konto werden dauerhaft Gelder gesammelt, die für den Erhalt der Anlage vorgesehen sind. Demnach werden die gemeinschaftlichen Gelder etwa zur Instandhaltung von Aufzügen, Balkonen, dem Dach oder der Gebäudefassade genutzt. Zur Einzahlung ist jeder Wohnungseigentümer gesetzlich verpflichtet. Entsprechend ist dies verbindlich über das gültige WEG – Gesetz festgesetzt.   

Der jeweilige Betrag orientiert sich an dem individuellen IST – Zustand der Anlage sowie an der persönlichen finanziellen Situation der Eigentümer. Das Gesetz fordert lediglich eine angemessene Summe. Grundsätzlich sollte die Rücklage dem Betrag entsprechen, den ein vorausschauender Eigentümer regelmäßig zurücklegen würde. Generell beeinflussen Alter, IST – Zustand, Quadratmeterzahl, Ausstattung, Lage und Reparaturfälligkeit der Immobilie die Summe, die für die Instandhaltungsrücklage festgelegt wird. Prinzipiell steigt der erforderliche Betrag für die gemeinschaftliche Rücklage parallel zu dem Alter des Gebäudes an.   

Laut Experten gibt es verschiedene Schlüssel, die die Höhe der Rücklage definieren. So kann sich die Kalkulation beispielsweise nach der Bezugsfertigkeit des Objektes richten. Sofern seit dem Erstbezug ein Zeitfenster von weniger als 22 Jahren erreicht ist, kann maximal ein Betrag in Höhe von 7,10 € je Quadratmeter angeordnet werden. Ab einem verstrichenen Intervall von 22 Jahren nach der Bezugsfertigkeit, kann maximal ein Wert von 9 Euro pro Quadratmeter verlangt werden. Wenn der Erstbezug der Immobilie 32 Jahre zurückliegt, kann eine Rücklage bis zu 11, 50 € je Quadratmeter eingefordert werden. Für einen Aufzug ist durchschnittlich 1 Euro zusätzlich zu zahlen. Ein alternativer Schlüssel kann über die Herstellerkosten oder die Miteigentumsanteile erzielt werden. 

Im Idealfall wird die Instandhaltungsrückstellung über ein fachspezifisches Gutachten errechnet. In diesem Rahmen erfasst ein Baufachmann detailliert den situativen Zustand der Anlage. Basierend auf dieser professionellen Einschätzung erstellt der Experte einen umfassenden Instandhaltungs- bzw. Kostenplan zur Realisation des Vorhabens. Auf diese Weise wird die Höhe der Rücklage festgelegt, welche auf die einzelnen Eigentümer umgelegt wird. Das Gutachten ist mit hohen Kosten für die WEG verknüpft. In der Regel erhebt der Spezialist für die Analyse Gebühren in Höhe von einigen tausend Euro.   

Im Zuge der Eigentümerversammlung wird über die Rücklage abgestimmt. Wenn das Gebäude einen Verwalter besitzt, generiert dieser Vorschläge für den Betrag. Theoretisch kann eine WEG autark beschließen eine Rücklage abzulehnen. Sollte ein Eigentümer gegen diesen Beschluss klagen, wird diesem Recht gegeben werden, da das WEG – Gesetz die langfristige Rücklagebildung vorschreibt. Anlagen, die sich aus mehreren Gebäuden zusammensetzen, können gesonderte Rückstellungen für die unterschiedlichen Häuser bilden.